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Que son los KPI's

kpiLos KPI, del inglés Key Performance Indicators, o Indicadores Clave de Desempeño, miden el nivel del desempeño de un proceso, centrándose en el "cómo" e indicando el rendimiento de los procesos, de forma que se pueda alcanzar el objetivo fijado.

 


Los indicadores clave de desempeño son métricas, utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una organización, y que generalmente se recogen en su plan estratégico. Estos indicadores son utilizados en inteligencia de negocio para asistir o ayudar al estado actual de un negocio a prescribir una línea de acción futura. El acto de monitorizar los indicadores clave de desempeño en tiempo real se conoce como monitorización de actividad de negocio. Los indicadores de rendimiento son frecuentemente utilizados para "valorar" actividades complicadas de medir como los beneficios de desarrollos líderes, compromiso de empleados, servicio o satisfacción.

 

Los KPI suelen estar ligados a la estrategia de la organización (ejemplificadas en las técnicas como la del cuadro de mando integral). Los KPI son "vehículos de comunicación"; permiten que los ejecutivos de alto nivel comuniquen la misión y visión de la empresa a los niveles jerárquicos más bajos, involucrando directamente a todos los colaboradores en realización de los objetivos estratégicos de la empresa. Así los KPI tienen como objetivos principales: medir el nivel de servicio, realizar un diagnostico de la situación, comunicar e informar sobre la situación y los objetivos, motivar los equipos responsables del cumplimiento de los objetivos reflejados en el KPI, progresar constantemente.

Para una organización es necesario al menos que pueda identificar sus propios KPI. La clave para esto son:

  • Tener predefinido de antemano un proceso de negocio.
  • Tener claros los objetivos/rendimiento requeridos en el proceso de negocio.
  • Tener una medida cuantitativa/cualitativa de los resultados y que sea posible su comparación con los objetivos.
  • Investigar variaciones y ajustar procesos o recursos para alcanzar metas a corto plazo

Cuando se definen KPI se suele aplicar el acrónimo SMART, ya que los KPI tienen que ser:

  • eSpecificos (Specific)
  • Medibles (Measurable)
  • Alcanzables (Achievable)
  • Relevantes (Relevant)
  • a Tiempo (Timely)

Lo que realmente es importante:

  1. Los datos de los que dependen los KPI tienen que ser consistentes y correctos.
  2. Estos datos tienen que estar disponibles a tiempo.

 

Medir lo más importante

Los KPI’s sirven para reducir la complejidad del desempeño de una empresa, a un pequeño número de indicadores clave, a fin de hacerla más entendible. Este es el mismo enfoque que utilizamos en nuestra vida cotidiana. 

 

Problemas con los KPI

En la práctica, el uso de KPI son utilizados en exceso y con frecuencia se describe cualquier tipo de dato como medición en las métricas, para medir el rendimiento de un negocio.

Para evaluar el desempeño de un negocio, a menudo en lugar de identificar claramente las necesidades de información y luego el diseño de los indicadores más adecuados, nos centramos en identificar todo lo que es fácil de medir y contar, pero luego nos surge la duda… ¿Qué hacemos con todos estos indicadores de rendimiento?

 

¿Por qué medir el rendimiento?

La razón por la que medimos el rendimiento de una empresa es para poder evaluar todo aquellas acciones que realizamos para una mejora en nuestro negocio, pero hay que tener en cuenta que todo lo que medimos hay que estudiarlo. Los tres factores más importantes que nos ofrecen los KPI:

  • Informes entendibles, para demostrar las acciones realizadas
  • Control y seguimiento del trabajo realizado
  • Aprender y mejorar.

 

Informes entendibles

Con los KPI podemos realizar informes destinados a las capas superiores de la empresa o para los clientes, que son totalmente entendibles para ellos y con una clara proposición informar de la evolución del rendimiento en la empresa, por ejemplo: informar de los estados financieros, informes de progreso, impacto entre los consumidores…

 

Control y seguimiento del trabajo realizado

Los indicadores de rendimiento se pueden utilizar para gestionar el control y seguimiento del trabajo que se realiza y ver el comportamiento de las personas que están asociadas al proyecto. En este caso, las medidas se utilizan para establecer los objetivos pertinentes y poder valorar e informar sobre las metas y los logros conseguidos. En este caso se puede demostrar quién está realizando su trabajo de forma efectiva, para poder valorar si merece un reconocimiento o recompensa por su trabajo.

 

Aprender y mejorar con los KPI

Con la ayuda de los KPI somos capaces de extraer aquella información que realmente aporta un valor respecto a nuestro rendimiento. Y el análisis diario, nos informa que acciones son las que realmente contribuyen una mejora en el rendimiento del negocio. Así que cada día lo que hacemos es aprender a mejorar sobre las acciones que realmente nos favorecen y mejoramos en nuestro rendimiento y conocimiento.

 

KonoGes implanta soluciones de gestión (ERP, CRM, ...) y Cuadros de Mando con seguimiento y evolución de KPI's  generales o departamentales de la empresa. 

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