Blog

BI y Toma de Decisiones

La tecnología está evolucionando, cambiando el modo en que los directivos abordan el desempeño de sus responsabilidades dentro de las organizaciones. Sin embargo, muchas veces la tecnología no acompaña al cambio en las necesidades al ritmo que sería deseable. Ante ello, podríamos plantearnos ¿qué es, hoy en día y con el nivel tecnológico existente, lo que cualquier directivo debería exigir a la tecnología de toma de decisiones?

 

Tres son los aspectos básicos a cubrir, tal y cómo se recoge en el esquema siguiente:

 

  • Funcionalidad

Para contestarnos a la pregunta de ¿qué funcionalidades debería comprender la tecnología de toma de decisiones hoy?, deberíamos preguntarnos qué esperamos de la tecnología. En este aspecto hay dos tendencias: aquellas organizaciones que únicamente pretenden tener un soporte a la visualización y aquellas que quieren un soporte a su proceso decisorio.

No es nuestro objetivo hablar de la primera concepción, puesto que la misma ha sido la predominante tradicionalmente y, desde nuestro punto de vista, es la culpable de la baja implicación de la tecnología de BI en nuestras organizaciones.

¿Qué deberíamos pedir hoy a la tecnología que nos ayude a tomar decisiones? Quizás la forma más sencilla sería establecer qué hacemos cuando tomamos decisiones y pedir a la tecnología que nos soporte todo ese proceso, ¿no?

Abordar una decisión implica realizar un proceso cognitivo, que, al menos, tiene las siguientes etapas, aunque  las mismas puedan simultanearse o alterar su orden:

      • En primer lugar, establecemos unas expectativas, qué es lo que esperamos que ocurra; es por ello que ante una misma situación, en función de lo que esperábamos, reaccionamos de manera diferente y tomamos decisiones diferentes
      • En segundo lugar, nos comunicamos, establecemos una relación con quienes se ven afectados por dicha situación y establecemos con ellos un vínculo: solicitamos la opinión de otros y les damos la nuestra, ponemos en común nuestros puntos de vista, informamos de los aspectos relevantes a considerar, etc.
      • En tercer lugar, recabamos toda la información posible, de diferentes fuentes si es necesario
      • En cuarto lugar, la organizamos para poderla comparar y analizar
      • En quinto lugar, analizamos la información recogida, poniéndola en relación con las expectativas que nos habíamos marcado  y con nuestra propia experiencia (o la de mi organización)

Por supuesto, tomamos la decisión.  Si hay que hacer algo, asignamos las responsabilidades correspondientes.  Y, finalmente, controlamos si lo decidido se lleva a cabo y comprobamos si sirve para lo que esperábamos

Pues si estamos de acuerdo en que esto es básicamente lo que hacemos para tomar decisiones, estaremos de acuerdo en que es justamente eso lo que debemos pedir a la tecnología que nos apoye en el proceso de toma de decisiones. Vamos a intentar organizar qué podría significar todo lo anterior desde el punto de vista de la tecnología.

Expectativas. Debe permitirnos incluir en todo el sistema los objetivos perseguidos y sobre todo si se trata de gestión del largo plazo, permitirnos tener un enfoque orientado a la consecución de los objetivos, es decir, hasta qué punto estamos consiguiendo cumplir lo previsto

Comunicación. En general, el sistema debe facilitar la comunicación entre los gestores y directivos. Este aspecto abarca desde elementos tan obvios como el envío de información, a petición o automática en función de fechas o eventos, hasta la posibilidad de incluir comentarios o advertencias que faciliten y orienten la gestión, pasando por mantener un diccionario con lo que representa cada concepto utilizado en la organización, comunicar la implicación de cada miembro de la organización en las acciones a realizar o mantener una base de documentación con los elementos que deben utilizarse para la gestión específica de que se trate. Otro aspecto muy deseable sería que facilitara un entorno de análisis y discusión para la toma de decisiones. En definitiva, el sistema debe permitir a la organización comunicarse a través suyo para mejorar la gestión

Integración. Por supuesto debe integrar la información existente, aunque sea de diferentes fuentes (esto siempre será más complejo, pero nunca puede ser una barrera que nos haga utilizar solo una fuente de datos). Además, debería permitirnos capturar aquella información relevante y que no tengamos previamente, de una manera lógica y asequible.

Visualización. Sí, aunque al principio hemos abjurado del BI entendido como una mera visualización, la visualización de la información debe existir y es un elemento muy importante, pero con algunas condiciones: la tecnología debe facilitar a cada usuario el entorno de visualización acorde con sus necesidades; esto es, debo poder utilizar cuadros de mando, reporting estático, informes vinculados, etc…., en función de las necesidades y características del usuario. Uno de los grandes problemas de los proyectos de BI ha sido el pretender tratar a todos los usuarios y necesidades por igual, aportando una única forma de visualizar para toda la organización. Yendo un poco más lejos, lo ideal sería que cada usuario pudiera personalizar su visualización, adaptándola a su propia idiosincrasia.

Análisis. Los cambios en las organizaciones (con la supresión de los grandes departamentos de análisis que fueron tradicionales en todas las grandes entidades) y, sobre todo, la apertura del mercado y la necesidad de una alta velocidad de reacción a los movimientos de la competencia, han enviado los sistemas tradicionales de análisis en los cuales departamentos centralizados preparaban la información que los directivos solicitaban, al desván; disponer de estos sistemas no sirve hoy día para nada. El directivo, el gestor, el mando intermedio que debe gestionar un área, necesita poder analizar él mismo la información, hasta el nivel de detalle que precise y en el momento en que lo precise; y, además, si necesita otra opinión o un análisis que él no puede realizar, debería poder solicitarla y tener la respuesta en cuanto su interlocutor pueda. Y ya que estamos, debería ser capaz de conocer si otras personas de mi organización han analizado antes problemas similares, a qué conclusiones han llegado y que acciones han puesto en marcha

Decisión.- Las decisiones tomadas deberán quedar recogidas en el sistema, junto con quien debe hacer qué cosas, quienes tienen las responsabilidades, cuando deben hacerse, etc.

Acción.- Debemos documentar qué hay que hacer, quien debe hacerlo y cuando debe hacerse…, pero más importante casi es que conozcamos si se está haciendo lo que habíamos acordado, cumpliendo los plazos acordados y, sobre todo, si esas actuaciones están teniendo los efectos deseados. Y esa información debe estar disponible permanentemente; hoy día no nos sirven las reuniones “mensuales” para informar de cómo va un tema: la información debe estar disponible de manera instantánea y en cualquier lugar en que se precise.

evolución bi 

  • Usabilidad

El concepto de usabilidad, facilidad de uso, sencillez, etc…., es uno de los más manidos cuando hablamos de tecnología: todos los sistemas son “user friendly”. Pero esto, ¿qué significa cuando hablamos de toma de decisiones?

Quizás la forma más sencilla de responder es preguntarnos quien toma las decisiones. Hace unos años las organizaciones eran totalmente jerárquicas y solo los altos niveles tomaban las decisiones, pero hoy día esto se ha roto: multitud de directivos, gestores e incluso mandos intermedios toman decisiones de gestión de manera habitual. Por tanto ya tenemos una primera característica ligada a la usabilidad: los sistemas de toma de decisiones no pueden estar restringidos a su uso por unos pocos directivos, deben ser “universales” en la organización, de forma tal que cualquiera pueda utilizarlos si lo precisa. La era de los grandes (y costosísimos) sistemas que sólo utilizaba una élite de la organización ha muerto; los sistemas de apoyo a la toma de decisiones debe ser, al menos, tan universales como hoy en día lo son las hojas de cálculo.

Pero además del número debemos centrarnos en otro aspecto: ¿cómo son los gestores? Y la respuesta es muy sencilla: cada uno es diferente de los demás. Sólo tienen una característica común: saben (o deberían saber) de lo que gestionan…, y no podemos exigirles nada más que exceda lo que cualquiera conoce, por ejemplo utilizar un ordenador para navegar por la red.

Es decir, los directivos, los gestores, cualquier que toma decisiones, debe conocer lo que gestiona, pero no podemos exigirles que sepan informática (ni lenguajes de programación, ni bases de datos), ni estadística, ni nada que tenga que ver con otra cosa diferente de lo que se exigiría para gestionar.

Por tanto, es necesario que la tecnología que utilice sea capaz de obviar todos los requerimientos técnicos y que se pueda utilizar por cualquiera. Ello no quiere decir que no vaya a requerir una cierta formación (sería utópico exigir algo tan intuitivo como para no requerir ninguna formación), pero no debe ser más complejo de utilizar que cualquiera de los sistemas diseñados para el público en general y que todos utilizamos todos los días en nuestros smartphones, en los tablets o para navegar por internet.

En definitiva, la tecnología no puede suponer una barrera real para los gestores; el esfuerzo de aprendizaje debe ser tan bajo en relación con la ganancia a obtener que nadie pueda ponerlo (ni hacia otros ni siquiera hacia si mismo), como excusa para no utilizar este tipo de sistemas.

bi 

  • Características tecnológicas

No es objetivo de esta reflexión entrar a analizar qué tecnologías son mejores o peores, cuales deberían predominar, etc, pero sí que debemos hacer una reflexión sobre determinadas características que debería tener (o tender a ellas al menos) la tecnología que podamos utilizar para tomar decisiones. Lo analizaremos desde dos puntos de vista: el usuario (otra vez) y las propias características tecnológicas.

¿Por qué volvemos hablar del usuario? A lo largo de los puntos anteriores hemos comentado para qué lo debería utilizar y cómo, y eso obliga a que los sistemas tengas determinadas características tecnológicas. Basicamente, dos:

      • Deben ser INTEGRALES, es decir, todas las funcionalidades vistas deben estar en un entorno único para el usuario. Si para acceder a cada funcionalidad debo entrar en un entorno, en un sistema, en una aplicación diferente…., podemos olvidarnos de que ese sistema se utilice como hemos dicho anteriormente. Por tanto, el sistema o es una suite completa o deberá quedar integrado de cara al usuario como si lo fuese.
      • Deben ser ACCESIBLES desde cualquier dispositivo, navegador, etc.., sin necesidad de andar descargándose programas ni “plugins” ni nada parecido. Por supuesto estamos hablando de sistemas web, accesibles por internet desde cualquier sitio que tenga una mínima cobertura. Pero hoy ya no basta con poder utilizar cualquier navegador, debería poder utilizar app’s específicas para móvil, tablet, etc…

Desde el punto de vista tecnológico, existen varios requerimientos importantes:

      • El sistema de toma de decisiones debe ser INDEPENDIENTE de los sistemas transaccionales. Vincular la tecnología de toma de decisiones con la que rige en nuestros sistemas transaccionales limitaría nuestra capacidad de elección actual y, sobre todo, nuestra capacidad de evolucionar, tanto en la parte de los procesos de negocio como en la de los procesos de toma de decisión.
      • El sistema debe ser COMPATIBLE. Al igual que no tiene sentido limitar nuestro sistema de toma de decisiones con los transaccionales, tampoco debíamos limitarlo a una tecnología concreta. En este sentido, nuestro sistema debe ser capaz de trabajar con cualquier Sistema Operativo y con cualquier Base de Datos, de forma tal que evoluciones y cambios en la estrategia tecnológica de la compañía no supongan desmontar los sistemas de toma de decisiones

Resumiendo, un Sistema para la Gestión del Proceso de Toma de Decisiones debería dar cobertura funcional a todo el ciclo cognitivo decisorio, debería ser utilizable por cualquier gestor y debería utilizar una tecnología compatible con cualquier arquitectura informática que tenga la organización, incluso si no tiene ninguna…, es decir, debería poder estar disponible en modo cloud computing.

Todo lo expuesto en este comentario, hoy día ya está disponible; sólo hace falta quererlo utilizar en nuestras organizaciones. Quizás sea el elemento que nos permita acelerar la salida de la crisis, pero para eso los directivos deberemos empezar a pensar en gestionar el proceso de toma de decisiones y dejarnos ayudar por la tecnología para hacerlo.

Konoges Valencia

Dirección:
Polo y Peyrolón, 5-4-21
46021 - Valencia (SPAIN)

Teléfonos de contacto:
+34 96.283.9593
+34 66.55.66.220
 
     

Información General

Todo el contenido y las imágenes se muestra en este sitio web es sólo para fines de demostración, presentación e ilustración de conceptos. Si desea tener una sesión demostrativa adaptada a sus necesidades, no dude en contactar con nosotros. Contacto.

Descargas de Documentos

En cada uno de los apartados existen enlaces que le permitirán descargar documentos referentes a la solución que se presenta. Pero si lo desea, puede acceder a una zona común de descargas de documentación de nuestras soluciones, seleccionando el enlace que aparece a continuación. Descargar documentos ...

Síganos en:

facebook  twitter  linkedin  Google +  youtube  slideshare

datos de konoges