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Cuadro de Mando (CM): ¿Es necesario?

BI ¿Qué es el Cuadro de Mando Integral (CMI)?  El Cuadro de Mando Integral es la presentación de una serie de indicadores que miden el grado de consección de los objetivos estragéticos y operativos de la empresa en su conjunto. El más conocido es el modelo de Norton y Kaplan.

 

¿Para qué sirve el CMI

El Cuadro de Mando Integral es un sistema que sirve de soporte al seguimiento de la actividad de la empresa desde el punto de vista de la estrategia.

 

La mayoria de empresas grandes y medianas tienen muy claro que necesitan tener definida la estrategia, pero para otras no lo está tanto. A veces puede parecer que pararse a pensar a dónde queremos dirigir nuestros esfuerzos y de qué manera, con una mínima garantia de éxito sea una pérdida de tiempo, sin embargo, es más bien lo contrario, puede ahorrarnos mucho tiempo, dinero y esfuerzo.

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¿Por qué es necesario el CMI?

 

Si partimos de la base de que cualquier empresa debería empezar, antes incluso de ir al notario, por definir su estratégia, es decir, redactar el plan estratégico, entonces, deberemos aceptar que necesitaremos hacer un seguimiento del mismo y no dejarlo en un cajón hasta más ver. De otro modo, nada de lo anterior habrá tenido sentido.

 

Por lo tanto, disponer de un sistema que nos permita hacer su seguimiento es bastante más que recomendable. Otra cuestión es si este sistema puede ser manual o automatizado. Como en todo, dependerá de la relación coste/beneficio. Si valoramos el tiempo y la fiabilidad de los datos de un sistema manual, los números mostrarán un punto de inflexión donde empezará a ser rentable el uso de un sistema de Business Intelligence (BI) que incluya el CMI.

 

¿Qué aportan los sistemas de BI al CMI?

Algo tan importante como la automatización del seguimiento de los objetivos estratégicos, mediante la medición del grado de consecución de los mismos. Por lo tanto, supone un ahorro en la recopilación de la información que se necesita, la fiabilidad en los resultados y reducción de los tiempos de respuesta para tomar decisiones.

 

¿Qué pasos son necesarios para implantar un CMI?

Aunque ya tengamos la visión de dónde queremos llegar, qué aportamos al mercado de forma diferenciada y competitiva y cómo, ésto sólo es un primer paso para implantar el cuadro de mando integral de un sistema de BI.

El siguiente paso es identificar las fuentes de datos, es decir, saber en qué sistemas están contenidos los datos de donde extraeremos la información que se utilizará en el CMI. Estos sistemas son los ERP's, CRM's, HRM's, etc.

A continuación, se trata de hacer un análisis de las necesidades de información a partir de la cadena de valor. La cadena de valor es aquella en la que se identifican el conjunto de actividades que generan valor añadido en la empresa.

A partir de los resultados de la reflexión llevada a cabo en plan estratégico y las necesidades de información detectadas a lo largo de la cadena de valor, podremos definir el conjunto de objetivos estratégicos.

Se empieza por los objetivos de tipo financiero, le siguen los objetivos de la perspectiva del cliente, los de procesos y finalmente, los de crecimiento y aprendizaje por este orden. El número total de objetivos recomendable es de aproximadamente 10 o 12 en total, de otro modo serán muy díficiles de gestionar. Por mucho que los objetivos puedan parecer la carta a los reyes, es mejor no pasarse e ir cambiándolos a medida que se van consiguiendo unos para hacer énfasis en otros, dependiendo de cómo evoluciona el mercado y la empresa.

 Con el conjunto de objetivos se plasma en el mapa estratégico:

 

¿Qué son los indicadores?

Los indicadores sirven para medir el grado de consecución de los objetivos y se utilizan para evaluar la eficiencia y eficacia de las diferentes acciones que se desarrollan. Un KPI o indicador clave mide aspectos críticos de actuación de la empresa que repercuten directamente en su éxito actual y futuro, identificarlos equivale a descubrir auténticas minas de oro por los beneficios que pueden aportar.

Ejemplo de objetivo financiero:

  • Mejorar la rentabilidad
  • Indicador: ROS (rentabilidad sobre las ventas)
  • Definición del indicador: Resultado/Ingresos
  • Unidad de medida: %
  • Periodicidad: Trimestral
  • Referencia: -10%
  • Objetivo: 5%

 

Iniciativas

Una vez tenemos todos los indicadores definidos de éste modo, lo último que nos queda es identificar las iniciativas estratégicas. Las iniciativas estratégicas son el conjunto de propuestas de actuación orientadas a conseguir el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Estas propuestas de actuación pueden ser inversiones, realización de proyectos o iniciativas orientadas a mejorar el rendimiento estratégico de la empresa.

Para cada una de las iniciativas que se definan se concretaran una serie de actuaciones lo que permite una mejor comprensión de la iniciativa hay por otro lado permite fijar un conjunto de actividades para verificar que el alcance de la iniciativa sea el esperado asignando un responsable a cada actuación.

Ejemplo de Iniciativa: 

  • Implantación de un Sistema de atención al cliente (SAC)

Actuaciones :

  • Definir los atributos a medir y que se quieren evaluar
  • Realización del test de prueba
  • Selección de clientes representativos de la muestra
  • ...

A partir del conjunto de iniciativas se elabora la matriz de impacto que no es otra cosa sino una manera gráfica de visualizar cómo afectan el conjunto de iniciativas a la consecución de los objetivos, porque no lo olvidemos, los objetivos no son un deseo efímero sino una meta, y para conseguir llegar, hay que actuar, no podemos esperar que las cosas ocurran espontánemente, sino por el empeño y el trabajo de todo el equipo humano y de los recursos de la empresa en pro de unos objetivos comunes.

 

El sistema de BI: Cuadro de mando integral (CMI)

Llegados a este punto es cuando está ya podríamos empezar con la implantación de una herramienta de Business Intelligence que incluya el CMI

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