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MAXIMIZER CRM: Libreta de Direcciones

Conceptos básicos de Maximizer CRM: consejos para crear registros de la Libreta de direcciones

Hace varios años que utilizo el software de MAXIMIZER CRM casi a diario, de modo que no es extraño que la mayor parte de lo que publico en este blog se centre en aportar consejos, trucos y sugerencias —aprendidos a lo largo de los años— para usuarios avanzados de MAXIMIZER CRM.

 

Sin embargo, últimamente he estado pensando que quizás debería repasar algunas de las funciones más básicas de MAXIMIZER CRM. Me refiero a esas tareas sencillas que se repiten muchas veces al día. Así que, en las próximas semanas, voy a hablar de algunas de estas tareas cotidianas y sugerir ideas que pueden ayudar a aprovechar al máximo algunas de las funciones básicas de MAXIMIZER CRM. Y ¿qué mejor lugar para empezar que la Libreta de direcciones?

 

La Libreta de direcciones

La Libreta de direcciones es el concepto central y unificado en el que se basa MAXIMIZER CRM y, como tal, es el módulo del programa que usamos con más frecuencia. Seguramente, si utiliza MAXIMIZER CRM, esta es la pantalla que más ve.

 

 

La Libreta de direcciones de MAXIMIZER CRM es justo eso: una libreta de direcciones. En esencia, es una lista de contactos virtual donde almacena información sobre sus clientes, socios, competidores y otros contactos. Todos y cada uno de sus contactos empresariales están representados en su Libreta de direcciones como registros individuales. Además, algunos elementos de MAXIMIZER CRM están vinculados a registros de la Libreta de direcciones: sus citas, tareas, notas, documentos, oportunidades de ventas, casos de atención al cliente, campañas de marketing... Todos estos elementos están asociados a registros de la Libreta de direcciones.

 

Tipos de registros de la Libreta de direcciones

Para que le resulte más fácil organizar sus contactos, MAXIMIZER CRM le permite crear tres tipos de registros de la Libreta de direcciones: empresas, personas y contactos. En términos generales, los registros de empresa se usan para representar a empresas u organizaciones del mundo real, y cada empresa de MAXIMIZER CRM puede tener a uno o varios contactos que representen a las personas que trabajan en ella. Por otra parte, los registros de persona se pueden usar para que representen a personas u otros contactos que no estén asociados necesariamente a ninguna empresa u organización en particular.

 

 

En realidad, no hay ninguna regla rígida que determine cuándo se deben usar registros de persona y no de empresa: simplemente, elija el que le parezca más lógico. Y recuerde, también, que la decisión que tome no es irreversible, ya que siempre puede convertir un registro a otro tipo más adelante.

 

Usar registros predeterminados para agilizar la creación de contactos

Dado que creamos nuevos registros de la Libreta de direcciones tan a menudo, MAXIMIZER CRM nos permite agilizar el proceso con registros predeterminados. Si ve que tiene que rellenar una y otra vez los mismos campos cada vez que crea un contacto, puede configurar el registro predeterminado de forma que esos valores se rellenen automáticamente cada vez que cree un registro.

Utilizar un registro predeterminado puede ahorrarle mucho tiempo, especialmente si tiene que rellenar muchos campos definidos por el usuario en la Libreta de direcciones, y puede también evitar que se olvide de completar algunos de los campos que no usa con tanta frecuencia.

 

Configurar un registro predeterminado es muy fácil. Al hacer clic en la opción de registro predeterminado, dentro del menú Edición de MAXIMIZER CRM, se abrirá el cuadro de diálogo Registro predeterminado, donde puede rellenar todos los valores predeterminados que quiera aplicar al crear registros. Puede introducir todos los campos básicos o los campos clave que desee, y en la pestaña de campos definidos por el usuario, puede escribir también los valores predeterminados de los campos definidos por el usuario.

Una vez haya guardado el registro predeterminado, cada vez que cree un registro, todos esos campos se rellenarán automáticamente y no tendrá que dedicar su tiempo a introducirlos una y otra vez.

 

 

Listas de campos clave

Otra cosa, no menos importante, que puede hacer para agilizar el proceso de añadir y modificar registros de la Libreta de direcciones es dedicar un tiempo a configurar sus listas de campos clave. Si crea listas de campos clave personalizadas que contengan los campos que usa más a menudo, no tendrá que pasar de la pestaña de detalles de la Libreta de direcciones a la de campos definidos por el usuario para definir los valores de un registro. Cuando sus campos definidos por el usuario se hayan añadido a una lista de campos clave, estarán a su disposición directamente en la pestaña de detalles. No tendrá que andar saltando de una pestaña a otra.

 

Antes, solo los administradores de MAXIMIZER CRM podían configurar listas de campos clave; sin embargo, ahora, en MAXIMIZER CRM 12 (verano de 2013), todos los usuarios de MAXIMIZER CRM pueden crear y personalizar sus listas de campos clave. Si no sabe por dónde empezar, Maximizer ofrece un fantástico vídeo informativo que le servirá de guía para este proceso. Además, en una publicación anterior, expuse diversas ideas y sugerencias para colaborar con sus compañeros de trabajo y configurar con ellos listas de campos clave compartidas.

Próximamente: cómo introducir sus contactos en MAXIMIZER CRM

Con la página de la Libreta de direcciones de MAXIMIZER CRM y la pestaña de detalles, es fácil crear y modificar los registros de la Libreta de direcciones uno por uno, pero ¿cómo puede introducir en MAXIMIZER CRM muchos contactos a la vez? La semana que viene, hablaré de algunas de las opciones que existen para importar contactos de diversas fuentes en MAXIMIZER CRM. Si quieren saberlo, no pierdan de vista este blog.

 

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