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MAXIMIZER CRM: Exportaciones a Excel e Informes

En otro artículo comenté algunas formas de introducir contactos y datos en Maximizer, utilizando las diferentes opciones de importación disponibles. Esta semana quiero hablar del otro lado de la moneda: algunas maneras de usar las funciones de exportación y generación de informes que ofrece Maximizer para extraer datos de Maximizer cuando lo necesite.

Posiblemente, el método más cómodo de exportar datos de Maximizer es la función Exportar a Excel. Con un solo clic del ratón, el software de Maximizer CRM le permite exportar una lista de registros de la mayoría de las páginas principales de Maximizer a un formato de hojas de cálculo compatible con Excel. Solo tiene que preparar la lista de registros que quiere exportar y hacer clic en el icono Exportar a Excel de la barra de herramientas, y Maximizer preparará la exportación para que la descargue.

 

 

Puede exportar una lista de sus contactos desde la página Libreta de direcciones, citas y tareas desde la página Lista útil, oportunidades de ventas y cuotas, casos de atención al cliente o campañas de marketing. Cada vez que necesite preparar una lista para compartirla fuera de la oficina, importarla en otra aplicación o realizar cálculos o análisis, seguramente le bastará con una exportación a Excel.

Al exportar una lista de Maximizer a Microsoft Excel, todos los campos que estén visibles según su configuración de columnas se incluirán en la hoja de cálculo exportada. De modo que, si quiere que aparezcan diferentes campos en la exportación, solo tiene que seleccionar otra configuración de columnas o añadir los campos que desee a su configuración de columnas actual.

 

 

Exportación a Excel avanzada

Si utiliza Microsoft Excel 2007 o posterior, la función de Exportación a Excel avanzada de Maximizer le permite aprovechar algunas de las características de formato condicional disponibles en las versiones más recientes de Excel. Si su configuración de columnas actual contiene algún campo numérico, al hacer clic en el botón Exportación a Excel avanzada de la barra de herramientas, Maximizer le preguntará qué estilos de formato desea aplicar a la exportación.

 

 

Con la función Exportación a Excel avanzada, puede aplicar muchas de las opciones de formato condicional de Excel, como escalas de colores, barras de datos y conjuntos de iconos. También tiene la opción de incluir un total de cada columna numérica que muestre la suma de los valores de esa columna.

Dar formato a los datos para imprimirlos con un informe de columnas

Exportar los registros a Excel puede resultar útil cuando necesite compartir los datos de Maximizer con otra aplicación o con compañeros de fuera de la oficina, pero cuando solo tiene que imprimir una lista de los registros, puede ser más adecuado un informe de columnas.

Como con la exportación a Microsoft Excel, puede imprimir un informe de columnas desde prácticamente cualquier página de Maximizer; sin embargo, en lugar de crear un archivo de hoja de cálculo para descargar, la opción de informe de columnas abre una lista de los registros, con formato, en una ventana nueva del navegador, totalmente lista para enviar a la impresora.

 

 

Si ha aplicado reglas condicionales de colores a las filas de la lista en Maximizer, puede optar por mantener ese formato condicional en el informe u omitirlo, y puede decidir si quiere incluir o no los totales de los campos numéricos al final del informe.El informe de columnas también le permite elegir si desea imprimir los registros en horizontal en una tabla, igual que aparecen en Maximizer, o prefiere imprimirlos en vertical. Si decide imprimir los registros en vertical, cada registro se imprimirá por separado en una lista con todos los detalles de cada registro agrupados.

Impresión del historial de un contacto con informe de notas

Las opciones de exportación a Excel e informes de columnas que ofrece Maximizer están disponibles en la mayoría de las páginas principales de Maximizer. Sin embargo, cuando se trata de generar un informe del historial de sus interacciones con un contacto, los informes de notas integrados en Maximizer son la mejor opción.

El informe de notas de Maximizer permite imprimir una lista de las notas de un solo registro o de varios registros seleccionados de una lista. También incluye varias opciones de búsqueda avanzada que le permiten filtrar las notas que desea imprimir según un intervalo de fechas y un tipo de nota en concreto, así como las notas creadas por un usuario específico. Por ejemplo, si quiere generar un historial de las llamadas telefónicas salientes realizadas a todos sus registros por un miembro concreto del equipo de ventas, puede hacerlo con un informe de notas.

 

 

Informes personalizados integrados

Maximizer incluye también varios informes especializados que le ayudan a recopilar información actualizada sobre su empresa. Estos son algunos de los informes integrados en Maximizer; todos ellos están disponibles en el menú Informes de la página de Maximizer correspondiente.

 

 

  • El informe Actividad consolidada presenta información sobre las citas y las tareas asignadas a los usuarios de Maximizer de su organización. Puede obtener información sobre las actividades asignadas a un usuario o creadas por un usuario o un grupo de usuarios en particular.

  • El informe Proceso de gestión de oportunidades proporciona una breve perspectiva del estado de su proceso de ventas actual. Puede ver datos de todas sus ventas potenciales de este momento y su valor estimado, junto con la carga de trabajo de cada miembro de su equipo de ventas.

  • El informe Carga de trabajo de atención al cliente le muestra la carga de trabajo actual del personal de asistencia al cliente. Puede consultar el número total de casos asignados a cada representante del departamento, además de estadísticas como, por ejemplo, la antigüedad media de los casos.

  • El informe Llamadas entrantes/salientes muestra todas las llamadas telefónicas, tanto entrantes como salientes, correspondientes a un determinado usuario de Maximizer, y puede servirle de ayuda para supervisar la actividad del personal de ventas y asistencia.

  • El informe Valores de medición de respuesta a campañas de correo electrónico le ayuda a calibrar la eficacia de sus campañas de marketing por correo electrónico: le muestra información detallada sobre las tasas de correos abiertos y clics de sus campañas.

 

 

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