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MAXIMIZER CRM: Personalización de Campos

Uno de los aspectos de Maximizer que hacen de este software una solución de CRM avanzada y versátil es la facilidad con la que puede personalizarlo para adaptarlo a su empresa. Maximizer es flexible: no es, de ningún modo, una solución de «talla única»; se adapta a las necesidades de su empresa, y no al contrario.

 

Uno de los métodos de Maximizer para ofrecer tal grado de flexibilidad es su sistema de campos definidos por el usuario. Los campos definidos por el usuario (CDU) son campos de datos que crea usted y que puede utilizar para almacenar información personalizada sobre los contactos de su Libreta de direcciones, oportunidades de ventas, casos de atención al cliente o campañas.

 

Introducción a la configuración de campos definidos por el usuario

Si no está familiarizado con los campos definidos por el usuario o no sabe bien cómo acceder a la configuración de estos campos en Maximizer, puede consultar este vídeo tutorial del canal de YouTube de Maximizer, que explica los conceptos básicos sobre cómo configurar y usar los campos. Es un buen punto de partida para empezar a informarse sobre los campos definidos por el usuario y sobre cómo utilizarlos.

 

Acceder a la configuración de campos definidos por el usuario

La configuración de los campos definidos por el usuario, en Maximizer CRM Live y el Acceso web de Maximizer, se administra a través del diálogo «Configuración de campos definidos por el usuario». Puede acceder al diálogo de configuración mediante el menú Administración que hay en la parte inferior de la barra de iconos, en la parte izquierda de la pantalla.

 

 

La configuración de campos definidos por el usuario es una tarea administrativa importante y, por eso, se controla con derechos de acceso de usuarios. Si no tiene permiso para configurar campos definidos por el usuario en su Libreta de direcciones, tendrá que pedirle al administrador de Maximizer que le conceda acceso.

 

 

Tipos de campos definidos por el usuario

Existen seis tipos de campos definidos por el usuario, y cada uno de ellos sirve para almacenar un tipo de información determinado.

 

 

  1. Los campos alfanuméricos son el tipo más simple de campo definido por el usuario. Le permiten almacenar cualquier información en texto sobre sus registros. Por ejemplo, puede usar un campo definido por el usuario para almacenar un número de cuenta o un número de contrato de un contacto o una oportunidad.
  2. Los campos numéricos solo aceptan valores numéricos, así que son útiles para almacenar información como las cifras de ventas anuales o el número de empleados que hay en las empresas de sus contactos.
  3. Los campos de fecha le permiten almacenar fechas importantes, como la fecha de expiración de un contrato o la fecha de nacimiento de un contacto.
  4. Los campos de sí/no son, simplemente, marcadores que puede usar para almacenar información de sí/no o verdadero/falso sobre sus registros. ¿Quiere registrar si un cliente ha recibido o no su folleto promocional introductorio? Puede utilizar un campo de sí/no para guardar esta información.
  5. Los campos de tabla resultan útiles cuando lo que desea es poder elegir uno o más valores de una lista. Por ejemplo, si quiere llevar un seguimiento de cómo oyeron hablar de su empresa los nuevos leads de ventas, puede usar un campo definido por el usuario en forma de tabla para seleccionar un elemento de una lista de promociones publicitarias u otras posibles fuentes.
  6. Los campos de fórmula le permiten configurar campos cuyos valores se calculan a partir de los valores de otros campos definidos por el usuario y otros campos básicos de sus registros. Crear un campo definido por el usuario en forma de fórmula es similar a escribir una fórmula en Excel, y le permite realizar diversas operaciones aritméticas, de cadenas y de fechas. Los valores de los campos de fórmula se recalculan cada vez que cambia un valor, de modo que siempre están actualizados.

 

Organización de campos definidos por el usuario

Puede configurar diferentes colecciones de campos definidos por el usuario para cada uno de los módulos de Maximizer: registros de la Libreta de direcciones, oportunidades, casos de atención al cliente, campañas y usuarios. Así, cada departamento de la organización puede disponer de su propio conjunto de campos personalizados: el equipo de marketing puede tener determinados campos para sus campañas, mientras el equipo de ventas tiene otro conjunto de campos para las oportunidades.

 

 

Cuando visualice los campos definidos por el usuario de un registro concreto, solo se mostrarán los campos asociados a ese tipo de registro. De esta forma, al ver una empresa o un contacto, la interfaz estará más despejada y no presentará, por ejemplo, todos los campos relacionados con las oportunidades. También puede organizar los campos definidos por el usuario en una estructura de carpetas para mantener los datos ordenados y que sea fácil acceder a ellos.

 

 

 

Consejo para expertos: No solo puede organizar los campos definidos por el usuario en función del módulo; también puede restringir los registros de la Libreta de direcciones en función del tipo de registro. Por ejemplo, supongamos que utiliza un campo para almacenar los ingresos anuales de sus empresas. No tendría mucho sentido asignar un campo como este a un contacto, así que, si desmarcamos la opción «Contactos» al crear el campo, ni siquiera estará disponible al visualizar o modificar registros de contactos.

 

 

 

Hacer que los CDU estén accesibles mediante listas de campos clave

Una vez que tenga los campos definidos por el usuario configurados como más le conviene, le recomendamos que se asegure de que es fácil acceder a ellos al añadir o modificar registros. Para esto, añádalos a una lista de campos clave. Hace tiempo ofrecí algunos consejos para configurar listas de campos clave, en esta publicación. También hay un vídeo tutorial en el canal de YouTube de Maximizer que le ayudará a empezar si no tiene claro cómo configurar listas de campos clave.

 

Exigir que los datos estén completos mediante campos obligatorios

Algunos de los campos definidos por el usuario que cree pueden ser fundamentales para poder mantener un registro adecuado de su empresa. Por ejemplo, si tiene un número de cuenta asociado a cada empresa con la que interactúa, querrá estar seguro de que se introduzca un número de cuenta cada vez que usted o uno de sus compañeros cree un registro de empresa en Maximizer.

Maximizer le permite exigir reglas empresariales como esta gracias al concepto de los campos obligatorios. Con cada campo definido por el usuario que crea, tiene la opción de hacer que ese campo sea obligatorio. Si está seleccionada esa opción, Maximizer no dejará crear un registro nuevo ni guardar cambios en un registro existente si no hay ningún valor en ese campo. Al hacer que ciertos campos sean obligatorios, se asegura de que los datos de Maximizer siempre estén completos.

 

Consejo para expertos: También puede hacer que los campos sean obligatorios de forma condicional, creando una regla basada en una fórmula para determinar si el campo en cuestión debe ser obligatorio. Por ejemplo, puede hacer que el campo «Número de cuenta» sea obligatorio solamente si el valor del campo «Tiene cuenta» correspondiente se ha definido como «Sí». De hecho, puede usar campos definidos por el usuario obligatorios de forma condicional para configurar todo tipo de reglas de validación complejas, como expliqué en una publicación anterior.

 

Dónde encontrar más información

Si quiere saber más sobre los campos definidos por el usuario y sobre cómo configurarlos para que se adapten a las necesidades de su empresa, el capítulo «Campos definidos por el usuario» de la Guía de usuario de Maximizer CRM contiene abundante información sobre todos los diferentes tipos de campos definidos por el usuario y las diversas opciones y configuraciones posibles.

 

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